اصول نامه نگاری و نحوه انجام مکاتبات اداری
اصول نامه نگاری و نحوه انجام مکاتبات اداری
نقش و آثار ارتباطات در انجام امور
نقش نامه های اداری در جریان امور به سرنوشت سازمان از نظر موفقیت یا شکست آن بستگی دارد. بدین معنا که با کوچک ترین اشتباهی در نگارش یک نامه امکان از دست رفتن فرصت و منافع سازمان و یا بیان بهتر یک مطلب و زیبایی نوشتار یا رعایت نکاتی در نوشتار اداری به ارتقای مالی، اداری و معنوی سازمان و کارمند منجر گردد. به طور کلی نقش مکاتبات در انجام امور اداری به مراتب زیر تقسیم می شود:
۱-اثرات مالی: بخشی از نامه های اداری، دارای بار مالی هستند و به صورت دستور پرداخت و یا عدم پرداخت صادر می شوند. تمامی پرداخت های مالی باید به صورت مکتوب ثبت شده و با دستور کتبی مدیر مربوطه مقدور باشد و دستورات شفاهی در این موارد که برای سهولت و سرعت پرداخت می باشند،باید در آینده نزدیک با دستور کتبی همراه گردد.
۲-اثرات حقوقی: نامه های صادره از سوی افراد و ادارات به عنوان یک سند اداری محسوب شده و ایجاد الزام و تعهد قانونی می نماید. بر اساس ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی سند عبارتست از هر نوشته که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد. اگر چه با پیشرفت علم، اسناد اداری تنها به نامه و نوشتار محدود نشده و می تواند به عکس، فیلم، نوار ضبط و … نیز تعمیم یابد.
۳-راهنمایی آیندگان برای ادامه امور: فرآیندهای اداری و برخی امور اداری نیازمند استفاده از تجربیات کارکنان و مدیران پیشین اداره و رفتار اداری بر مبنای این امور است. لذا با استفاده از بایگانی و مکتوبات اداری، انجام امور اداری به سهولت برای آیندگان مقدور خواهد بود.
۴-تاریخ و قضاوت ها: مطالعه تاریخ معاصر و سرنوشت پیشینیان، علاوه بر نقل آن به صورت سینه به سینه از طریق نوشتار و مکتوبات برای نسل های بعدی میسر می شود. نوشته های تاریخی مثل تاریخ نامه ها، سفرنامه ها و روزنگاری های متفاوت به عنوان منابع تاریخی مختلف به انتقال تاریخ پیشینیان عمل کرده اند.
۵-مستندسازی: در بسیاری از مشاغل و ارکان اداری بر اساس مستندات و مشاهدات ثبت شده، کارهای اداری انجام می گردد. ثبت موارد مختلف در یک حیطه کاری به تشکیل پرونده واحد برای یک سلسله موضوعات منجر می گردد که می تواند برای تسهیل و تسریع در انجام کارها کمک نماید. پرونده های اداری بیماران، دانش آموزان و دانشگاه ها از جمله این موارد است که در صورت عدم تشکیل پرونده و مستند سازی انجام امور به کندی و با مشکلات فراوان همراه خواهد بود. اعتبار اسناد و ساده سازی آنها برای مخاطبین از اهمیت زیادی برخوردار است.
🔴 برای سفارش محصولات مدیریت روستا لطفا بر روی لینک زیر کلیک بفرمایید
تماس: ۰۱۱۳۲۲۹۰۱۳۴ در ساعات کاری(۸:۳۰ الی ۱۶) و در ساعات غیراداری با شماره ۰۹۱۱۶۶۶۲۲۰۸ آقای مهدی زاده تماس حاصل نمایید.
- 17 مهر 1396
- |
- بدون دیدگاه
- |
پشتیبانی و فروش
تلفن واحد پشتیبانی و فروش: 7000 15 35 011 داخلی 3
همراه (مدیر فروش) : 2208 666 0911
آدرس
مازندران بابل چهار راه نواب صفوی روبروی اشرفی 16 جنب گل و بلبل
تلفن و فکس: 7000 15 35 011